10 rzeczy, które musisz wiedzieć o Dokumentach Google

10 rzeczy, które musisz wiedzieć o Dokumentach Google

16 kwietnia 2019 0 przez admin

Niewiele osób docenia możliwości, które oferują Dokumenty Google swym użytkownikom. Najczęściej Google Docs wykorzystywane są jako notatnik lub notes do współpracy z innymi członkami zespołu. Warto poznać inne funkcje, które oferuje ten pakiet biurowy, aby zwiększyć efektywność i komfort pracy. Dokumenty Google są usługą w pełni darmową – wystarczy konto Google, aby móc tworzyć i edytować notatki.

Google Docs świetnie spisuje się w firmach w ramach pakietu G Suite – zarówno tych mniejszych, jak i większych. Z pomocą tego pakietu biurowego można szybko i łatwo wykonać poszczególne zadania. Dokumenty Google to nie tylko edytor tekstu, ale także arkusz kalkulacyjny, formularze ankietowe, aplikacja pozwalająca na tworzenie prezentacji i inne. Stworzone dokumenty można przechowywać na wirtualnym dysku i mieć do nich dostęp o każdej porze dnia na całym świecie.

Oto 10 sztuczek, które pozwolą uczynić korzystanie z Google Docs jeszcze przyjemniejszym i efektywniejszym.

1. Poznaj skróty klawiszowe

Skróty klawiszowe dostępne w Dokumentach Google pozwalają usprawnić pracę oraz szybciej edytować tekst. Najczęściej wykorzystywane przez użytkowników są:

  • Ctrl + Home – przeniesienie do góry dokumentu,
  • Ctrl + B – pogrubienie tekstu,
  • Ctrl + I – kursywa,
  • Ctrl + U – podkreślenie tekstu,
  • Ctrl + Shift + E – wyśrodkowanie,
  • Ctrl + Shift + L – wyrównanie do lewej,
  • Ctrl + Shift + P – wyrównanie do prawej,
  • Ctrl + Alt + M – wstawianie komentarza,
  • Ctrl + Z – cofnięcie ostatniej zmiany,
  • Ctrl + Y – funkcja „ponów”,
  • Ctrl + K – wstawienie linku,
  • Ctrl + Shift + Spacja – usuwanie formatowania.

Wszystkie skróty klawiszowe znajdują się w „Pomoc” > „Skróty klawiszowe” na pasku zadań Dokumentów Google

2. Skorzystaj z gotowych szablonów dokumentów oraz czcionek Google

Biblioteka gotowych szablonów Dokumentów Google umożliwia tworzenie broszur, biuletynów, zaproszeń, listów, kalendarzy, raportów oraz innych. Duża różnorodność dostępnych wzorów pozwala szybciej opracować pożądany dokument, a tym samym zaoszczędzić czas na inne zadania.

Google Docs oferuje swoim użytkownikom także szereg różnorodnych bezpłatnych czcionek. Aby odszukać odpowiednią czcionkę w Google Fonts, należy na pasku zadań kliknąć nazwę aktualnej czcionki (domyślnie jest to Arial) i wybrać „Więcej czcionek…”

3. Skorzystaj z Trybu Sugestii lub Trybu Edycji

Dokumenty Google umożliwiają współpracę kilku osób na jednym dokumencie. Użytkownik może skorzystać z Trybu Sugestii lub Trybu Edycji. Tryb Sugestii umożliwia sugerowanie zmian, które mogą zostać dokonane w dokumencie. Inny użytkownik może je zaakceptować lub odrzucić. Sugestie oznaczane są w dokumentach różnymi kolorami. W przypadku Trybu Edycji dokument jest edytowany bezpośrednio, a zmiany można prześledzić w „Historii zmian”4

4. Oznacz w komentarzach współpracowników

Gdy na dokumencie pracują więcej niż dwie osoby, warto skorzystać z funkcji oznaczania w komentarzach konkretnych użytkowników.

Aby kogoś otagować, wystarczy rozpocząć wpisywanie komentarza od „+”, „@” lub skorzystać ze skrótu klawiszowego. Następnie należy wpisać adres e-mail osoby, do której ma być skierowana uwaga. Google Docs automatycznie wyświetla propozycje w postaci listy osób, które pracują na danym dokumencie. Oznaczony użytkownik zostanie poinformowany e-mailem, że w dokumencie czeka na niego nowy komentarz

5. Szybko przetłumacz tekst

Chyba każdy zna aplikację Google Tłumacz. Niewiele osób zdaje sobie sprawę, że dzięki tej funkcji możliwe jest przetłumaczenie tekstu bezpośrednio w Dokumentach Google. Aby skorzystać z tej opcji, wystarczy na pasku zadań odnaleźć „Narzędzia”, a następnie wybrać „Przetłumacz dokument…”. Kolejnym krokiem jest wybranie języka, na jaki ma zostać przetłumaczony tekst. Po kliknięciu „Przetłumacz” utworzona zostanie kopia dokumentu w języku docelowym.

Poprawność tłumaczenia może okazać się nieperfekcyjna (np. może brakować przetłumaczonych fraz), jednak jest to świetny sposób na szybkie stworzenie tekstu w innym języku. Jeżeli zależy nam na idealnie przetłumaczonej wersji, musimy poświęcić chwilę, aby wprowadzić własne poprawki

6. Mów zamiast pisać

W niektórych sytuacjach łatwiej jest coś powiedzieć niż napisać w dokumencie. Google Docs udostępnia swoim użytkownikom funkcję pisania głosowego. Aby ją uruchomić, należy odnaleźć na pasku zadań „Narzędzia” i wybrać „Pisanie Głosowe”. Na ekranie pojawi się symbol mikrofonu. Po kliknięciu czarnej ikony zmieni ona kolor na czerwony – to znaczy, że pisanie głosem jest aktywne. Podczas mówienia można dodawać także znaki interpunkcyjne.

Funkcja „Pisanie Głosowe” dostępna jest w przeglądarce Chrome. Aby móc z niej skorzystać, konieczne jest włączenie mikrofonu komputerowego (w „Panelu sterowania” na PC lub „Preferencjach systemowych” na Macu)

7. Skorzystaj z wbudowanej wyszukiwarki

Google Docs zostały wyposażone w wyszukiwarkę, która eliminuje konieczność przełączania zakładek przeglądarki. Aby ją uruchomić, należy na pasku zadań odnaleźć „Narzędzia” i wybrać „Przeglądaj”. Po prawej stronie bieżącego dokumentu pojawi się nowe okno.

W ten sposób można wyszukać:

  • treści – wystarczy wpisać słowo klucz, wynikiem wyszukiwania są nagłówki w Google oraz krótkie informacje o szukanych treściach,
  • obrazów – po wpisaniu słowa kluczowego i zatwierdzeniu go, należy przejść do sekcji „Grafika” w oknie wyszukiwania,
  • oraz przeszukać dysk – po wpisaniu słowa kluczowego i zatwierdzeniu go, należy przejść do sekcji „Dysk” w oknie wyszukiwania, aby przeszukać materiały znajdujące się na naszym Dysku Google pod kątem pożądanej frazy

8. Stwórz spis treści

Wiele osób poświęca dużo czasu na ręczne tworzenie spisów treści opracowywanych dokumentów. Tymczasem Google Docs pozwala szybko i za pomocą kilku kliknięć stworzyć przejrzysty plan pracy. Spis treści można stworzyć, gdy w dokumencie wyodrębnione zostały nagłówki (Formatuj > Style akapitu).

Aby dodać plan pracy, należy odnaleźć na pasku zadań „Wstaw” i wybrać „Spis treści”. Użytkownik może zdecydować się na plan z numerami stron lub niebieskimi linkami. Jeżeli podczas pracy dodamy nowe nagłówki, pojawią się one automatycznie w utworzonym spisie treści.

9. Szybko sprawdź błędy

Samodzielne poszukiwanie błędów może okazać się żmudne. Dodatkowo rodzi to prawdopodobieństwo, że któryś z nich zostanie nieopatrznie pominięty. Google Docs oferuje rozwiązanie również i tego problemu. Wystarczy z „Narzędzia” wybrać „Pisownia”, aby automatycznie przeszukać dokument pod kątem wystąpienia błędów. Aplikacja biurowa Google Dokumenty, która jest dostępna w pakiecie G Suite, wyświetli wszystkie błędy wraz z informacją o możliwej korekcie. Użytkownik będzie mógł skorzystać z sugestii, klikając „Zamień” lub zignorować błąd, wybierając „Ignoruj”.

10. Skorzystaj z dodatków Dokumentów Google

Za pomocą dodatków do Dokumentów Google można zwiększyć produktywność i komfort pracy. Aby odszukać aktualnie dostępne dodatki, należy wybrać z paska zadań „Dodatki”, a następnie „Pobierz dodatki…”.

Popularnym dodatkiem jest bezpłatny UberConference. Jest to intuicyjna w obsłudze aplikacja do prowadzenia konferencji oraz negocjacji online z klientami. Wystarczy zainstalować i uruchomić dodatek, a następnie zaprosić do konwersacji swoich współpracowników lub kontrahentów. Osoby, które będą uczestniczyły w rozmowie konferencyjnej, będą mogły również podczas niej przeglądać i edytować dokument.

To tylko niektóre z funkcji, które Dokumenty Google przygotowały dla swoich użytkowników. Warto poświęcić chwilę na zapoznanie się z funkcjonalnością Google Docs. W dłuższej perspektywie pozwoli to na szybsze tworzenie i edytowanie dokumentów, a także sprawniejszą współpracę ze współpracownikami i kontrahentami. Jeśli obawiasz się, że nie wykorzystujesz Dokumentów Google w pełni warto skontaktować się z Partnerem Google w celu przeprowadzenia szkolenia online lub stacjonarnie.