Dlaczego w każdym biurze powinna znaleźć się szafa aktowa?

Dlaczego w każdym biurze powinna znaleźć się szafa aktowa?

3 lipca 2019 0 przez admin

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością prawidłowego przechowywania licznych dokumentów. Mimo postępującej cyfryzacji, część z nich wciąż musi być przechowywana w biurze w formie papierowej. Dodatkowo, te dokumenty firmowe, które zawierają wrażliwe bądź poufne dane, muszą być w odpowiedni sposób zabezpieczone.

Dokumenty w biurze muszą być uporządkowane

Wszystkie elementy wyposażenia biura powinny sprzyjać efektywności pracujących w nim osób. Właśnie dlatego wybór mebli biurowych zawsze powinien być dobrze przemyślany. Oprócz podstawowych sprzętów, budujących stanowiska pracy poszczególnych członków zespołu – a więc biurek, krzeseł i kontenerów – musi znaleźć się tu  szafa, służąca archiwizacji dokumentów.

Przechowując dokumenty firmowe, zwłaszcza dotyczące finansów przedsiębiorstwa, trzeba być systematycznym i uporządkowanym. Dokumenty nie mogą być odkładane w przypadkowej kolejności. Wszelkie dowody wpłat, faktury i rozliczenia z US powinny być zorganizowane w sposób chronologiczny. Z kolei kartoteki pracowników najczęściej porządkuje się alfabetycznie. W ten sposób możliwe jest szybkie odnajdowanie potrzebnych w danej chwili papierów, a w razie potrzeby uzupełnianie istniejących akt.

Szafa aktowa – stróż firmowych archiwów

„Wybór odpowiedniej szafy aktowej uzależniony jest między innymi od tego, czy dokumenty archiwizowane są w segregatorach, czy też w mniejszych kartotekach. W pierwszym przypadku najlepiej zdecydować się na szafę metalową o konstrukcji regału. Wysokość półek w takich meblach dopasowana jest do standardowych wymiarów segregatorów na dokumenty w formacie A4″ – opowiada nasz rozmówca z przedsiębiorstwa Meblant.

Z kolei metalowe szafki kartotekowe wyposażone są nie w półki, ale wygodne szuflady. Takie meble biurowe mają postać słupków, których wielkość można dobierać do potrzeb danego biura. Szuflady szaf kartotekowych, w zależności od modelu, są przystosowane do dokumentów w różnych formatach. Na potrzeby sekretariatu w dziekanacie można wybrać np. szafę z małymi szufladami na indeksy.

W przypadku najważniejszych dokumentów wymagane jest stosowanie szaf aktowych zamykanych na kod lub kluczyk. Obecnie dostępne są zarówno regały ze skrzydłowymi drzwiami z zamkiem oraz szafy z zasuwaną żaluzją. W sytuacji, gdy archiwa nie wymagają najwyższego stopnia ochrony, można sięgnąć po regały otwarte lub zabezpieczone drzwiami z szybką.

Szukając solidnych szaf aktowych do swojej firmy bierz pod uwagę przede wszystkim oferty doświadczonych producentów mebli biurowych, którzy mogą pochwalić się długą obecnością na rynku i specjalizują się w tworzeniu tego typu wyposażenia. Dobrze przemyślany zakup pozwoli ci używać mebli w nienaruszonym stanie przez długie lata.