Komu powierzyć niszczenie akt firmowych?

Na rynku znajdziemy niemało firm, które oferują niszczenie dokumentów. Na czym dokładnie polega na usługą i czym się kierować, przy wyborze takiego przedsiębiorstwa? W dzisiejszym artykule dzielimy się wskazówkami, które zwiększą szansę przedsiębiorcy na nawiązanie współpracy z profesjonalistami.

Na rynku znajdziemy niemało firm, które oferują niszczenie dokumentów. Na czym dokładnie polega na usługą i czym się kierować, przy wyborze takiego przedsiębiorstwa? W dzisiejszym artykule dzielimy się wskazówkami, które zwiększą szansę przedsiębiorcy na nawiązanie współpracy z profesjonalistami.

Niszczenie akt poza firmą – czy rzeczywiście czego potrzebujesz?

Wiele firm decyduje się na niszczenie dokumentów w swojej siedzibie. Jeśli nie dysponują dużym zbiorem dokumentów, mogą poradzić sobie z pomocą zwyklej, standardowej niszczarki do papieru. Wyzwaniem jest zagospodarowanie ścinków powstałych podczas takiego procesu. Musimy pamiętać o tym, że jeśli będą zbyt grube, osoba z nieczystymi intencjami może spróbować odzyskać te informacje i wykorzystać ja na własną korzyść. Trzeba liczyć się tez z tym, że w bardzo małej firmie hałas generowany przez niszczarkę może mocno przeszkadzać pracownikom. Jeśli jednak akt nie jest dużo, nie powinno to stanowić dotkliwego problemu.

Z zupełnie inną sytuacją mierzą się większe firmy. Tutaj zgromadzone zbiory mogą być na tyle duże, że niszczenie akt z pomocą niszczarki będzie bardzo czasochłonnym procesem. Czasem konieczne jest oddelegowanie do tego zadania osoby, którą będzie musiała cały swój czas poświęcić na to jedno zadanie, zaniedbując przy tym inne obowiązki. To niezbyt opłacalny wariant, toteż większe przedsiębiorstwa preferują zlecić ten proces na zewnątrz.

Oprócz oszczędności czasu i wygodny nie sposób tutaj nie wspomnieć o bezpieczeństwie. Profesjonalne firmy zajmujące się utylizacją akt nie generują ścinków, a utylizacja dysków elektronicznych całkowicie wyklucza odzyskanie informacji. Niezależnie więc od tego, w jakiej branży działamy, i ile dokumentacji generuje nasza firma, wybór tej ścieżki radzenia sobie z zaległą dokumentacją to zabezpieczenie się przed ewentualnymi naruszeniami bezpieczeństwa. To szczególnie ważne, jeśli chcemy uniknąć ewentualnych kar za nieprzestrzeganie RODO, które sięgają bardzo wysokich, wręcz monstrualnych kwot.

Jak wybrać dobrego specjalistę?

Jeśli decydujemy się zlecić niszczenie akt na zewnątrz, powinniśmy najpierw przeprowadzić gruntowny research. Warto zwrócić uwagę na:

• oficjalne poświadczenia

Rzetelna firma stara się bardzo oficjalnie podchodzić do realizacji usługi. W praktyce oznacza to, że poszczególne etapy będą potwierdzane certyfikatami, potwierdzeniami odbioru itp. Klient powinien więc otrzymać potwierdzenie przekazania dokumentacji firmie, a po zrealizowanej usłudze powinien dostać dokument, będący dowodem przeprowadzonej utylizacji. Mówią co oficjalnych certyfikatach, trzeba wspomnieć również o normach potwierdzających zarządzanie bezpieczeństwem informacji i zarządzanie jakością (ISO 27001) oraz (ISO 9001). Rzetelne firmy otwarcie podają takie informacje na swojej stronie internetowej.

• elastyczność firmy

Rzetelny wykonawca powinien być w stanie dopasować się do naszych potrzeb. Mowa nie tylko o dobraniu komfortowego terminu realizacji usługi, ale też o ewentualnych opcjach dodatkowych. Takie firmy jak np. Rhenus mogą pomóc klientów w opróżnianiu archiwów: regałów, szafek, szaf i piwnic. W wielu sytuacjach będzie to dość istotna pomoc, zwłaszcza jeśli nie dysponujemy czasem, żeby zadbać o to samodzielnie. Innym udogodnieniem jest możliwość pozostawienia pojemnika u klienta i odebrania go, gdy się zapełni. W ten sposób klient może systematycznie odkładać tam przedawnione akta, co pozwala zachować mu większy porządek w biurze i uniknąć chaosu.

Warto poświęcić trochę czasu na znalezienie dobrego usługodawcy. Wielu z nich, oprócz niszczenia dokumentów, proponuje również usługę archiwizowania, skanowania i digitalizacji i przechowywania akt. Jeśli więc znajdziemy odpowiednią firmę, będziemy mogli związać się z nią na dłuższy czas i kompleksów zadbać o wiele procesów związanych z naszymi aktami i wymagającymi wysokich standardów bezpieczeństwa.